Scopri come avviare un'e-mail. L'invio di e-mail con una corretta etichetta aziendale è una parte importante della vita professionale quotidiana. È possibile inviare e-mail a colleghi, clienti, clienti e altre parti esterne per raccogliere o trasmettere informazioni. McKinsey Global Institute (MGI) riferisce che il 28% della settimana lavorativa media viene spesa leggendo e rispondendo alle e-mail. Ciò significa che le e-mail sono un'importante forma di comunicazione, proprio come le telefonate e le videoconferenze.
Un inizio corretto e conciso di un'e-mail sollecita la risposta del lettore o del destinatario. Quello di Hubspot Mike Renahan segnala che la lunghezza ideale di un'e-mail è compresa tra 50 e 125 parole. E continua dicendo che le email di questa lunghezza avevano un tasso di risposta superiore al 50%. Ciò significa che una lunga introduzione a un'e-mail professionale potrebbe rischiare di ricevere una risposta. Inoltre, un uso improprio dei saluti può suggerire una mancanza di esperienza nella scrittura aziendale.
Inc.com Jaquelyn Smith suggerisce che le corrette regole di etichetta aziendale per l'invio di e-mail professionali dovrebbero includere un oggetto chiaro e diretto. L'uso di un indirizzo e-mail professionale, inclusa una firma e-mail professionale, l'uso di saluti professionali, l'uso moderato dei punti esclamativi e la correzione di bozze di ogni messaggio.
Lettera di referenza accademica (1)Si prega di abilitare JavaScript
santa rita preghiera impossibileLettera di referenza accademica (1)
Come avviare un'e-mail (modi per avviare un'e-mail)
L'inizio di qualsiasi scrittura di e-mail aziendale dovrebbe contenere quanto segue:
- Ciao [Nome],
- Buongiorno [Nome],
- Buon pomeriggio [Nome],
- Ciao [Nome],
- [Nome],
- Gentile signor/signora [cognome],
- Grazie per averci contattato,
- Ciao a tutti,
- Ciao a tutti,
- Buongiorno,
- Pomeriggio,
- Buonasera,
- Ciao,
- Ciao gruppo,
- Tutto,
- Ciao [Nome della squadra],
- Caro [Titolo lavorativo],
- Caro amministratore delegato,
- Ciao responsabile delle assunzioni,
- Ciao,
- Saluti,
- Ciao,
Questa è la struttura di un'e-mail professionale. E perdere qualsiasi parte può costarti tempo, fatica e una possibile prospettiva per la tua attività.
Essere sicuri di:
Accompagnalo con un breve paragrafo del corpo, un paragrafo di chiusura e un'e-mail finale per scrivere un'e-mail professionale efficace. Avviare una lettera commerciale è una pratica simile. E dovrebbe includere un saluto (o saluto ), un paragrafo introduttivo, un paragrafo centrale, un paragrafo conclusivo e una conclusione professionale.
Suggerimento da professionista: Presta attenzione ai piccoli dettagli contenuti nell'e-mail. Il tuo stile di saluto. Se utilizzare 'Gentile signora' o 'Gentile signora' Questi influiscono in modo significativo sull’impressione generale delle e-mail aziendali.
Elenco dei saluti via e-mail
Un saluto via email (o saluto per la precisione) viene utilizzato in una lettera o altra comunicazione scritta o non verbale. La forma di saluto più comune in lingua inglese è Dear, seguita dal nome o dal titolo del destinatario.
Quando si sceglie un saluto, è sempre meglio rivolgersi al destinatario per nome anziché utilizzare un saluto generico. L'utilizzo del nome del destinatario (o del nome della persona) suggerisce che l'e-mail è destinata al destinatario. Un saluto formale può utilizzare il nome del destinatario. Invece di usare il nome, usa un cognome o cognome preceduto da Mr, Miss o Mrs.
Quando invii un'e-mail a una persona:
Da utilizzare quando si scrive a più di una persona:
costolette di donna pioniera in crosta di sale al rosmarino
Quando scrivi a un destinatario sconosciuto:
Un saluto e-mail adeguato dovrebbe abbinarsi a uno stile di scrittura formale del corpo del paragrafo. Quando scrivi una lettera formale, una lettera commerciale o un'e-mail professionale, utilizza lo stile di scrittura a voce attiva. grammatica.com definisce la voce attiva come avente un tono forte, diretto e chiaro. La scrittura formale dovrebbe essere sempre utilizzata nella corrispondenza commerciale.
La corrispondenza commerciale include l'invio di e-mail ai colleghi, la scrittura di un'e-mail a un cliente (o potenziale cliente), la scrittura di e-mail (o lettere) legali, la scrittura di e-mail con indirizzi e-mail aziendali o professionali (un'impostazione formale generica) o la creazione di una lettera commerciale (un lettera di presentazione, lettera di raccomandazione o lettera di referenza). Ciò include la scrittura di un messaggio e-mail per conto di un'azienda (come dipendente).
Le email informali sono email inviate tra amici che non lavorano insieme. Ad esempio, un'e-mail a un caro amico riguardante l'orario della cena.
idee regalo unisex per adulti
Esempi di avvio di un'e-mail
Quando invii per la prima volta un'e-mail professionale generale:
Caro nome -Inizio del messaggio di posta elettronica.
Ottimo per la prima corrispondenza. E le esigenze aziendali generali. Ottimo quando conosci il nome del destinatario.
Quando fai domanda per un lavoro:
Caro Direttore del Personale -Scrivo questa email per inviare la mia candidatura per la posizione di Product Designer
Quando si pianifica una riunione:
Ciao a tutti -Mi piacerebbe programmare un incontro per discutere
Dopo l'incontro:
Ciao a tutti -Grazie per il tuo tempo ieri
Quando presenti nuovi compagni di squadra:
Cari Sarah e Jeff —Mi piacerebbe presentarvi due
Quando accetti un'offerta di lavoro:
Caro signor Johnson...Sono lieto di inviare questa email accettando l'offerta di lavoro di Product Designer
Per quando rispondi a un gruppo:
Ciao a tutti -Voglio raccomandare di incontrarci su questa questione
Da utilizzare quando ti presenti:
Ciao Jeff...Se ricordi, ci siamo incontrati alla conferenza XOXO nel 2018
Quando invii una newsletter via email:
Caro gruppo -La newsletter via email di questa settimana esamina un importante fornitore di servizi di email marketing e software di email marketing
Quando invii email di marketing o una campagna email:
Caro Jeff...Stai ricevendo questa email come parte di una campagna email a cui ti sei iscritto su Facebook
Utilizzato quando si invia un'e-mail fredda:
Cara signora Speckle...Ti scrivo questa email dopo aver letto il tuo blog
A volte definita 'e-mail di sensibilizzazione'.
Quando scrivi un'e-mail di benvenuto:
Caro team di marketing,Voglio presentarmi e salutare tutti voi
Per quando si scrive un'e-mail a un professore o insegnante:
Caro professor Jenkins...Sono molto appassionato del tuo corso e mi piacerebbe parlare con te riguardo ai crediti extra
Quando scrivi un'e-mail a un supervisore, manager o capo:
Caro Jeffrey...Mi piacerebbe parlare con te del progetto di marketing di cui hai discusso venerdì 10 luglio
Due punti o virgola dopo il saluto
Quando si scrive una lettera formale, ci sono tre opzioni per la punteggiatura da utilizzare dopo il saluto. Due punti, una virgola e un loro trattino (—). L'uso della virgola è più comune nella lingua inglese. Sembra questo:
Egregio Signor Smith,Mentre i due punti appaiono così:
che differenza c'è tra pepe bianco e neroEgregio Signor Smith:
Entrambe sono forme accettabili per separare il saluto dal paragrafo iniziale o dal paragrafo di apertura. Accettabile in una lettera commerciale, una lettera di accompagnamento o un'altra lettera formale. L'uso improprio del separatore è una piccola formalità ma un indicatore chiave per il lettore. Ad esempio, in una domanda di lavoro, ciò potrebbe indicare al lettore che l'autore ha scarse capacità di scrittura verbale. Utilizza la virgola o il punto e virgola quando decidi tra i separatori di punteggiatura.
Saluti via e-mail da evitare
Evita queste linee di saluto e-mail comunemente utilizzate quando scrivi e-mail formali:
Come scrivere un'e-mail professionale
Ecco cosa considerare quando scrivi un'e-mail professionale.
Considera il pubblico di destinazione
È meglio considerare il pubblico di destinazione e il destinatario dell'e-mail. Pensa a chi sono, cosa vogliono, cosa potrebbero aspettarsi di leggere o cosa vogliono leggere. Porre queste domande può garantire che venga prodotta un'e-mail più breve e aumenta le possibilità che l'e-mail riceva una risposta. È importante scrivere un'e-mail con contenuti brevi e pertinenti utilizzando parole e frasi semplici.
Questa pratica è l’empatia. Se scrivi un'e-mail a un cliente o cliente, considera questa pratica quando scrivi un'e-mail. Assicurati di considerare per chi stai scrivendo l'e-mail.
Evita di scrivere al gruppo
È un errore comune scrivere un'e-mail 'Rispondi a tutti' ma scrivere a una sola persona nel gruppo. Supponiamo che l'e-mail sia un messaggio personale. Quindi tutti gli altri destinatari della posta elettronica hanno ricevuto il messaggio. Questo atto può creare uno scenario leggermente 'imbarazzante' per tutti i soggetti coinvolti. Considera chi dovrebbe essere l'e-mail e verifica che non si verifichi un incidente di tipo 'Rispondi a tutti'.
Utilizza uno stile di scrittura vocale attivo
Scrittura in stile vocale attivo ha un 'tono forte, diretto e chiaro'. Più un messaggio email è chiaro e definitivo, meglio è.
Avere uno scopo
L'e-mail dovrebbe avere uno scopo. Che si tratti di scrivere un'e-mail da utilizzare in una lista di posta elettronica (per scopi di marketing) o di scrivere un'e-mail per una domanda di lavoro professionale. Considera lo scopo dell'e-mail e assicurati che nell'e-mail sia presente un chiaro 'invito all'azione'. L'e-mail deve contenere informazioni, approfondimenti e richieste che inducano il destinatario a rispondere o interagire con l'e-mail.
Rendi chiaro l'intento dell'e-mail
Usando il minor numero di parole possibile, scrivi un messaggio chiaro. Utilizza la riga di apertura per visualizzare l'intento del messaggio. Un messaggio e-mail chiaro ha una maggiore probabilità di ricevere una risposta. Pensa chiaramente a come il destinatario potrebbe interpretare il messaggio e assicurati che ci sia un'intenzione chiara dietro l'argomento dell'e-mail. Controlla il corpo dell'e-mail per eventuali problemi grammaticali. E il saluto. Un nome scritto in modo errato, ad esempio, potrebbe essere dannoso.
significato di 103
Inizia l'e-mail con le informazioni
È meglio 'andare al sodo' con un'e-mail. Entra nello scopo dell'e-mail il prima possibile. Informare il lettore delle informazioni richieste. Oppure raccogli da loro le informazioni appropriate. A meno che non si tratti di un'e-mail meno formale, inserisci nel corpo dell'e-mail le informazioni richieste dal destinatario.
Sii sincero
La gentilezza è ben accolta quando si tratta di messaggi di posta elettronica. Considera come una frase o una parola possono avere un'interpretazione errata. Assicurati di considerare l'opportunità di un'errata interpretazione prima di inviarlo.
Di' qualcosa di carino alla fine
Dì una cosa carina alla fine dell'e-mail. Ringraziali per il loro tempo e mostra apprezzamento per aver risposto all'e-mail o alla richiesta all'interno dell'e-mail.
Considera il tempo impiegato a leggere l'e-mail
Se scrivi un'e-mail lunga, considera il tempo necessario per leggerla. Considera qual è lo scopo originale dell'e-mail e se può ridurre il conteggio delle parole. Una lunga e-mail, sebbene a volte necessaria, comporta una domanda impegnativa: il tempo. Se l'e-mail è importante ed è importante che il destinatario la legga nella sua interezza, considera la sua lunghezza.
Non dimenticare un ottimo oggetto
La riga dell'oggetto dell'e-mail deve essere in linea con lo scopo dell'e-mail. Assicurati che l'oggetto sia semplice, chiaro e breve. Più breve è la riga dell'oggetto dell'e-mail, maggiore è la probabilità che il destinatario apra l'e-mail. Assicurati di coordinare lo scopo, le informazioni o le 'richieste' nell'e-mail con la riga dell'oggetto.