Ti sei impegnato molto nella pianificazione di una grande festa, dalla scelta del menu perfetto all'allestimento di fantastiche decorazioni. Parte del processo di pianificazione a volte include la necessità che i tuoi ospiti rispondano. Sia che tu abbia bisogno di un organico esatto per il luogo della tua festa o che tu voglia semplicemente sapere quanto cibo preparare, ricevere RSVP dai tuoi ospiti è apprezzato. Ma a volte, chiedere semplicemente ai tuoi ospiti di RSVP non è sufficiente per garantire che rispondano effettivamente al tuo invito. Questi cinque semplici suggerimenti rendono più probabile che i tuoi ospiti effettivamente rispondano al tuo invito.
Dai loro delle opzioni
I tuoi ospiti sono spesso impegnati e inondati di tonnellate di richieste su base giornaliera. Dando loro molti modi per farti sapere se stanno arrivando o meno, aumenti le probabilità che i tuoi ospiti rispondano effettivamente alla tua festa.
- Inizia includendo un numero di telefono da chiamare. Poiché questo è il metodo più comune per rispondere, è una buona idea dare agli ospiti più tradizionali la possibilità di chiamarti per farti sapere se stanno arrivando o meno.
- Includi un'opzione di sms. A volte, le persone non si sentono a proprio agio nel chiamare con un RSVP. Ma dare un'opzione per inviare SMS invece di chiamare rende super facile per gli ospiti a cui non piacciono le telefonate dare la loro risposta a un invito.
- Aggiungi un'e-mail. Più opzioni elettroniche significano opzioni di risposta più semplici per i tuoi ospiti. E più lo rendi facile, più è probabile che ti facciano sapere se stanno arrivando.
Dare loro una ragione
Gli ospiti spesso saltano l'RSVP perché non sanno esattamente perché ne hai bisogno. La prossima volta che invii un invito, sii chiaro sul motivo alla base dell'RSVP per aumentare la probabilità che i tuoi ospiti inviino una risposta. Ci sono una serie di motivi che potresti fornire ai tuoi ospiti per far loro capire che una risposta è necessaria per pianificare la tua festa, come ad esempio:
- Fornire ai tuoi ospiti bomboniere personalizzate
- Avere abbastanza posti a sedere per tutti gli ospiti
- Fornire ai ristoratori gli ordini dei pasti
- Fare abbastanza cupcake per tutti i bambini
- Avere abbastanza coperti per ciascuno degli ospiti
- Fornire premi sufficienti per i giochi di società
Fornisci una scadenza
Chiedere ai tuoi ospiti di rispondere al tuo invito in modo aperto dà loro la possibilità di rimandarlo, il che significa che è più che probabile che dimentichino fino al momento di andare alla festa. Invece di chiedere una risposta generale al tuo invito, dai ai tuoi ospiti una scadenza per assicurarti che sappiano esattamente quando devono farti sapere se possono farcela.
Oltre ad aiutarti a completare la pianificazione della tua festa prima dell'arrivo del grande giorno, l'impostazione di una data di risposta fornisce anche ai tuoi ospiti una scadenza prestabilita per la risposta. E anche se probabilmente non allontanerai gli ospiti se rispondono oltre la scadenza della tua RSVP, quelle risposte errate sono meglio di nessuna risposta e avere ospiti inaspettati si presentano alla tua festa.
Invia inviti elettronici
Sebbene gli inviti di carta siano ancora il modo più comune per invitare gli ospiti a una festa, non sono certamente l'unico modo. Nell'era digitale di oggi, fornire un invito elettronico è uno dei modi migliori per garantire che i tuoi ospiti ricevano il loro invito e rispondano prontamente. E se non sei disposto a fare un invito solo elettronico, perché non fare entrambi? Inizia inviando inviti cartacei, quindi prosegui con un invito elettronico che chiede ai tuoi ospiti di rispondere immediatamente per assicurarti di ricevere gli RSVP tanto necessari.
Gli inviti elettronici consentono agli ospiti di visualizzare tutti i dettagli della tua festa, aggiungere le informazioni direttamente ai loro calendari digitali e rispondere con la semplice pressione di un pulsante. Con così tanta facilità a portata di mano, è molto più probabile che i tuoi ospiti dicano sì o no al tuo invito subito dopo averlo ricevuto, invece di rimandarlo e dimenticarsi di rispondere.
Follow-up se necessario
Mentre il follow-up delle mancate risposte potrebbe non essere necessario per tuo figlio festa di compleanno , se stai organizzando una grande festa, come un matrimonio, ottenere RSVP è particolarmente importante. Inizia tenendo traccia di tutti gli RSVP che hai ricevuto registrandoli in una posizione centrale. Con l'avvicinarsi del grande giorno, prenditi del tempo per fare un elenco di tutti gli ospiti che non hanno risposto e contattali per vedere se possono darti una risposta rapida.
Una semplice e-mail o SMS è un ottimo modo per ricordare gentilmente agli ospiti che non rispondono che hai bisogno di una risposta. Nel messaggio, assicurati di includere tutte le informazioni sull'evento, inclusi data, ora e luogo, in modo che i tuoi ospiti non debbano cercare il tuo invito per trovare ciò che devono sapere. Quindi, offri loro un modo per rispondere che renda loro il più semplice possibile rispondere.